الرقمنة أداه لبناء نظم الأرشيفات الإلكترونية

كانت الوثيقة الورقية هى أكثر الأشكال انتشاراً فى نظم الحفظ فى كثير من بيئات العمل ، وكان الشكل الورقى هو المسيطر على الأشكال المختلفة للوثائق من حيث الكم .
ونتيجة لانتشار تكنولوجيا المعلومات منذ أوائل الثمانينيات من القرن الماضى متمثلة فى الحاسبات الكبيرة وصولاً لتطورها المتمثل فى الحاسبات الشخصية والتى تحتوى على تقنيات وتطبيقات متطورة ، فقد توقع الخبراء أن شكل الوسيط الورقى بما يسببه من مشكلات فى الحفظ بسبب الكم الهائل الذى تنتجه الجهات والهيئات خلال أعمالها سوف يقل بشكل كبير .
إلا أن استخدام الحاسبات بشكل واسع أدى إلى انتشار وتزايد الشكل الورقى بالجهات ، وذلك لأن معظم المعلومات المعالجة بالحاسبات يتم طباعتها واستخدامها كمرجع أو فى عمليات الحفظ بالملفات
فمثلاً ، الوثائق المكتوبة ببرامج الكتابة ، يتم طباعتها من على أجهزة الحاسبات ، وبالرغم من أن قواعد البيانات صممت لكى تكون متاحة بشكل مباشر على الحاسبات إلا أن جزءاً منها يعتمد على طبع تقاريره على الوسيط الورقى .
وفى نفس الوقت أدى التوسع فى استخدام الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات إلى ظهور وثائق ارتبط ظهورها أساساً بتكنولوجيا الحاسبات هذا النوع من الوثائق أطلق عليه اسم الوثائق الإلكترونية .
وعلى أية حال فإن الوثائق الإلكترونية والتقليدية (الورقية ) الناتجة عن هذا التطور التكنولوجى أصبحت تتزايد بشكل ملحوظ وزادت معها أهميتها وأصبح لا غنى عنها فى المنظمات لما تمثله كمصدر للمعلومات للعمليات اليومية بالمنظمة ولصانعوا القرار بهذه المنظمات،لهذا استدعى الأمر ضرورة وجود نظم للتعامل مع هذه الوثائق بما يتناسب مع طبيعتها،هذه النظم أطلق عليها :
" نظم إدارة الوثائق الإلكترونية " أو ما تعارف عليه باسم " نظم الأرشيفات الإلكترونية "
وتتضمن هذه التكنولوجيا عملية تحويل الوثائق إلى شكل يتم التعامل معه من خلال تكنولوجيا الحاسبات،عن طريق تحويل الوثائق من شكلها الورقى التقليدى إلى شكل إلكتروني يسمح بالتعامل معه من خلال الحاسبات و تخزين واسترجاع الوثائق إلكترونيا، إضافة إلى تأمينها وتنظيم ومراقبة عمليات حفظها وتداولها من خلال تكنولوجيا الحاسبات والمعلومات
وقد عرفت الوثائق فى شكلها الإلكتروني بهذه النظم باسم الوثائق الإلكترونية والتى تعرف بأنها :
1. الوثائق فى شكل إلكتروني
2. الوثائق الموجودة فى شكل يحتاج إلى أجهزة الحاسبات من أجل إمكانية معالجتها وإتاحتها للإسترجاع
3. الوثائق التى تنتج ، تخزن ، ترسل وتستقبل فى شكل إلكتروني عن طريق أجهزة ومعدات الحاسبات
تعرف نظم الأرشيفات الإلكترونية تعريفات كثيرة أهمها وأشملها الآتى :
" هى النظم التى تمكن من الحصول على شكل إلكتروني من الأصل الورقي للوثيقة وتسمح بتخزينها ،إتاحتها ،الاحتفاظ بها واسترجاعها من خلال برامج و أجهزة ومعدات الحاسبات "
"هى النظم الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق فى بيئة الحاسبات والتي تسمح بالتخزين والاسترجاع والمشاركة للوثائق الإلكترونية مع توفير التأمين والحماية والسيطرة اللازمين لها
كذلك تعريف آخر يفيد نفس المعنى والدلالة :
هى تلك النظم التى تعتمد على تكنولوجيا الحاسبات والتى تتيح العمليات والإجراءات من اجل الإدارة والسيطرة على عمليات تخزين واسترجاع الوثائق الإلكترونية
ومن خلال التعريفات السابقة يظهر للباحث الحقائق التالية :
- أن نظم الأرشيفات الإلكترونية هى عبارة عن مجموعة من البرامج والأجهزة التى تتكامل معاً من أجل تحويل الوثائق من شكلها التقليدى إلى شكل قابل للتعامل مع تكنولوجيا الحاسبات من حيث تخزينها واسترجاعها إلكترونيا
- نظم الأرشيفات الإلكترونية تعتمد اعتمادا أساسياً على تكنولوجيا الحاسبات من حيث بنائها وتكوينها وكذلك طريقة عملها .
- الوظائف الأساسية لنظم الأرشيفات الإلكترونية هى إتاحة عمليات التخزين والاسترجاع لوثائق النظام إضافة إلى إدارتها وتوفير الحماية والتأمين خلال هذه العمليات .


تأسيس نظم الأرشيفات الإلكترونية
كما يتضح من التعريفات الخاصة بنظم الأرشيفات الإلكترونية فإن هذه النظم تقوم بالتعامل مع الوثائق فى شكلها الإلكتروني ، لذا فإن جزءاً من مهامها ينصب على تحويل الوثائق من شكلها التقليدى ( الورقى ) إلى شكل قابل للمعالجة من خلال تكنولوجيا الحاسبات .

لهذا فإن نظم الأرشيفات الإلكترونية تعتمد فى عملها وتكوينها على تكنولوجيا الرقمنة أو الترقيم Digitization Technology وهى التكنولوجيا الخاصة بتحويل الوثائق من الشكل التقليدى إلى الشكل الرقمى أو الإلكترونى .
تكنولوجيا الترقيم Digitization Technology
عند الرغبة فى تاسيس نظام أرشيف الكترونى لأى جهة على أساس تحويل الوثائق من الشكل الورقى ( البتقليدى ) إلى الشكل الإلكترونى فإن تكنولوجيا الترقيم تكون هى الأساس فى عمليات تأسيس وبناء هذا النظام فهذه التكنولوجيا تمثل الأساس فى عمليات التحول نحو الشكل الإلكترونى للوثيقة ، وسوف نتناول تفصيليا هذه التكنولوجيا لبيان مدى أهميتها وارتباطها بنظم الأرشيفات الإلكترونية .
مفهوم الترقيم Digitization
"هو العملية التى يتم فيها تحويل المواد غير الإلكترونية (الكتب ،المخطوطات ،الجرائد،المواد الصوتية ،المواد المرئية ،….) إلى شكل ملفات رقمية يمكن التعامل معها من خلال تكنولوجيا الحاسبات عن طريق استخدام الماسحات الضوئية أو اى معدات أو أجهزة أخرى "
أيضاً تعرف عملية الترقيم بأنها :
" تحويل المواد من شكلها الذى يتعامل معه عن طريق الإنسان مباشرة أى مقروءة بالعين البشرية "Human Readable " إلى شكل يعتمد على أجهزة الحاسبات فى التعامل معها "Machine - Readable "
و عملية الترقيم فى أساسها تعتمد على تحويل أشكال المواد من الشكل التقليدى وهو مايطلق عليه التناظرى( Analog) إلى الشكل الرقمى (Digital) وهو ما يعبر عنه بالتحويل من التناظرى إلى الرقمى A/D Conversion

عن نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية Smartinfo E-Documents System

نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية ؟
هو تطبيق إلكتروني يعمل على توفير مجموعة من عناصر التحكم التي تؤدي في جملتها وظائف محددة تقوم بتنظيم وتصنيف وفهرسة الوثائق والمستندات إلكترونياً ويوفر إمكانية البحث السريع عنها . ويهدف لتبسيط وتسريع عملية الوصول إلى المحتوى من بيانات ومعلومات من خلال مصادرها الرئيسية على أجهزة الكمبيوتر كوثائق ومستندات إلكترونية ويعمل كأرشيف لتنظيم وفهرسة وحفظ الوثائق والمستندات . ويعمل النظام على تقنية الويب حيث أنه معد بإحدى لغات تطوير الويب ويستند في عمله على قواعد بيانات ويعمل على تقنية المتصفح عن طريق خادم مترجم .

مشاكل التعامل مع الوثائق بدون نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
تعاني عملية إدارة الوثائق والمستندات بدون استخدام نظام إدارة الوثائق من صعوبات عديدة تتمثل في غياب آلية عملية لحصر وحفظ وتصنيف وفهرسة الوثائق وتوفير آلية بحث دقيقة فيها ، ومن أبرز المصاعب التي تعاني منها عملية إدارة الوثائق ما يلي :

• فقدان بعض أو جميع المستندات والوثائق الهامة .
• إهدار الكثير من الوقت والجهد بحثاً عن معلومات مهمة .
• صعوبة حصر وتصنيف المستندات المطلوبة .
• تشتت الوثائق والمستندات .
• صعوبة الوصول إلى المستند المطلوب بسرعة .
• غياب آلية التوثيق والقيد للعمليات والتعديلات التي تتم على الوثائق والمستندات .
• صلاحيات وصول مفتوحة و غير منضبطة .
• انخفاض مستوى الأمان والحماية على المعلومات .

فوائد استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
يوفر نظام إدارة الوثائق البديل الأنسب لجميع الإشكالات التي تعاني منها عملية إدارة وتداول الوثائق بدون النظام ، ويمكن تحصيل جملة من الفوائد المهمة من خلال استخدام نظام إدارة وأرشفة الوثائق في العمل ، أبرزها الآتي :

• الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها .
• الحد من فقدان الملفات وتشتتها .
• الربط بين العاملين وتحقيق التكامل الوظيفي بين مختلف القطاعات والأقسام والأعمال .
• توفير أدوات اتصال آلية ومتقدمة .
• توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق .
• توفير أداة بحث متقدمة في الوثائق والمستندات تعطي نتائج دقيقة وسريعة .
• سرعة الوصول إلى البيانات والمعلومات .
• تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات .
• ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات للموظفين .
• توفير آلية للتوثيق وقيد العمليات التي تجري على الوثائق والمستندات آلياً بكافة تفاصيلها .
• استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وعن أداء العاملين .

مزايا نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية :

يتمتع نظام إدارة وأرشفة الوثائق بعدد من المزايا التي تجعله متفوقاً على غيره من الأنظمة ، ومن أبرز مميزاته ما يلي:

• نظام مبني بالكامل ليمكن التعامل معه من خلال تقنية المتصفح (Web-based) .
• يمكن الوصول إلى النظام من الخارج عبر المتصفح كإنترنت بتوفير خطوط اتصال عاليه .
• ثنائي اللغة إنجليزي عربي .
• سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد .
• التحويل الآلي لمحتويات مختلفة ليمكن التعامل معها عبر المتصفح (تحويل المحتويات من ملفات وورد أو اكسل أو بي دي أف بشكل مباشر) .
• يدعم قواعد بيانات MSSQL server & Oracle .
• سهولة إنشاء وتعديل الهيكلة والتصنيف بدون المساس بالمحتويات من قبل مدير النظام .
• إنشاء وتعديل خطط سير عمليات وربطها بالمحاور المختارة بسهولة ودقة .
• نظام حماية وأمن صارم لكامل البيانات والمحتويات.
• الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون التعارض .
• آلة ذكية للتذكير والتنبيه ببعض العمليات الإدارية المستجدة لذوي الشأن .
• نظام تقارير متقدم يغطي الأطراف الثلاثة (المعلومات ، العمليات , المستخدمين ) بشمولية لتسهيل عملية اتخاذ القرارات .
• إمكانية إرسال المعلومات إلى نقاط الكترونية طرفية مختلفة .
• إمكانية بحث متقدمة تعطي نتائج ذات دقة عالية .
• إمكانية تفعيل المهام المقررة (Schedualed Tasks) .
• إمكانية الإطلاع على النسخ السابقة من الوثائق والمستندات وإعادة اعتمادها واسترجاعها بسهولة تامة وأمان صارم (Versioning) .
• المساعدة السريعة بالإطلاع على دليل المستخدم الشامل الموجود داخل النظام. وإمكانية البحث في للحصول على الجواب بشكل سريع .

مقاله بعنوان تحسين فعالية أداء المكتبات الجامعية باستخدام النظم الآلية للمعلومات

تحسين فعالية أداء المكتبات الجامعية باستخدام النظم الآلية للمعلومات دراسة ميدانية بمكتبات جامعات قسنطينة1 وقسنطينة 2 وقسنطينة 3 بالجزائر/ انتصار دلهوم

المستخلص                                      

إن تكنولوجيا نظم المعلومات الآلية أداة وأسلوبا وجدت أساسا لتسيير المعلومات وتحقيق قيمة مضافة للمنظمات بشتى أنواعها، ولقد سارعت مؤسسات التعليم العالي إلى تبنيها وتطبيقها في كافة أنشطتها وخاصة على مستوى المكتبات الجامعية كأداة فاعلة في إدارة المعرفة، إلا أن هذا الاستخدام أحيانا ما يزال غير واضح التأثير على أداء المكتبات والجامعة الأم، أمام تعدد مصادر النظم الآلية للمعلومات واختلاف أنواعها، في ظل وجود البنيات التحتية وإمكانية الربط والتشابك واستغلال القدرات والوظائف المختلفة للنظم، وتوفر الإطار البشري الكفء المشرف والقائم على تشغيلها والاستفادة من مخرجاتها، ومحاولة لتكوين رؤية واضحة حول تفعيل استخدام نظم المعلومات الآلية والتقصي حول تحسين أداء المكتبات الجامعية من خلالها تم انجاز هذا البحث بالاعتماد على منهج دراسة الحالة، اعتمادا على ثلاث عينات هي: مكتبات كل من جامعات قسنطينة1 وقسنطينة2 وقسنطينة3، باستخدام أداة جمع البيانات (استمارة الاستبيان في شكل مقابلات مقيدة) لمجتمع الدراسة المكون من محافظي المكتبات الجامعية للكليات والأقسام التابعة لها، وتم التوصل لضرورة وجود هيكل مستقل يشرف على استخدام النظم ومتابعة عملها وتعديل المهام المصاحبة لإحلال النظام الآلي.

مقاله بعنوان دور الطلاب في تطوير التخصصات العلمية

دور الطلاب في تطوير التخصصات العلمية: دراسة عن رضا الطالبات عن تخصص علم المكتبات والمعلومات / دكتورة نجاح قبلان القبلان

المستخلص

      التخطيط العلمي والتخطيط الاقتصادي وجهان لعملة واحدة، فما يثمره التعليم من قوى بشرية يعد المحرك لمؤسسات العمل المختلفة في الدولة، ويترتب على مستوى تلك المخرجات مستوى التنظيم والانجاز والتطوير التنموي. لذلك تهتم الدول دون استثناء بتطوير التعليم وجودة فيها. وعليه فهذه الدراسة تهدف إلى استطلاع أراء الطالبات من مخرجات قسم المكتبات والمعلومات في جامعة الأميرة نورة بنت عبدالرحمن للتعرف على وجهات نظرهم في البرنامج الذي درسوه، ونظرتهم لتطوير التخصص وذلك بوصفه مدخل لتطوير تخصص المكتبات والمعلومات بالجامعة. ولقد استخدمت الدراسة المنهج الوصفي والتحليلي لتحقيق أهدافها وذلك من خلال تصميم استمارة تحتوى على المقررات الدراسية التخصصية لتخصص المكتبات والمعلومات بجامعة الأميرة نورة بنت عبدالرحمن. وتوصلت الدراسة بشكل عام إلى أهمية مراجعة البرامج لتعليمي حسب ما ابداه الطلاب من ملحوظات عليه وفق متطلبات سوق العمل